Controlar aparelhos deixados para conserto começa antes do diagnóstico. O maior risco está em receber itens parecidos sem identificação suficiente, perder acessórios, esquecer uma avaria de entrada ou não saber em qual etapa e local o equipamento está.

Dê identidade ao equipamento

Cadastre tipo, marca, modelo, cor e número de série ou IMEI quando houver. Vincule o equipamento ao cliente, mas não use apenas o nome do cliente como identificação física: a mesma pessoa pode ter vários aparelhos.

Gere um número único de ordem e uma etiqueta legível. No AtmusOS, a etiqueta de 40 × 25 mm traz número da OS, cliente, modelo e QR code.

Registre o que chegou junto

Liste carregador, capa, chip, controle remoto, cabo, fonte, bolsa ou qualquer acessório recebido. Se algo não foi deixado, não marque por padrão.

Um checklist por tipo de equipamento ajuda a conferir pontos frequentes. Fotos devem mostrar avarias relevantes e estar ligadas à OS, não espalhadas na galeria de um celular.

Defina locais físicos

O status digital não substitui a organização da prateleira. Crie locais claros para:

  • entrada aguardando diagnóstico;
  • bancada por técnico;
  • aguardando peça;
  • em teste;
  • pronto para retirada;
  • devolução ou descarte autorizado.

Evite que um aparelho mude de prateleira sem atualizar a situação ou registrar comentário.

Use a situação para indicar a próxima ação

“Em diagnóstico” significa ação da assistência. “Aguardando aprovação” depende do cliente. “Aguardando peça” depende de compra ou fornecedor. Essa distinção mostra onde cobrar e impede que itens parados se escondam numa lista genérica.

Controle prazos e envelhecimento

Registre o prazo prometido, mas acompanhe também os dias desde a entrada. Um equipamento pode ainda estar no prazo e mesmo assim passar tempo demais sem avanço.

Crie alertas para OS atrasadas, orçamentos sem resposta e aparelhos prontos há muitos dias. O espaço físico ocupado também custa.

Entregue com conferência

Na retirada, confirme identidade de quem recebe, acessórios devolvidos, valor pago, documentos e assinatura. Atualize a situação no momento da entrega, não no fim do dia.

Preserve o histórico

Se o aparelho voltar, abra uma nova ordem relacionada. Reabrir a anterior mistura datas, diagnósticos e garantias. O histórico separado permite comparar o problema e comprovar o que foi feito em cada visita.

Veja o sistema para assistência de celular ou o sistema para assistência de informática para fluxos específicos por segmento.