O que é

O registro do que foi pedido a um fornecedor, do rascunho até o recebimento — que dá entrada no estoque e recalcula o custo da peça.

Para que serve

  • Controlar o que está a caminho e o que já chegou.
  • Dar entrada no estoque com custo correto e rastreável.
  • Destravar automaticamente as OS que estavam esperando aquela peça.

Onde encontrar

Menu Estoque → Compras, ou /purchase-orders. A tela se chama Compras e reúne três blocos: sugestão de reposição, peças pendentes de OS e o histórico de pedidos. O botão Importar NF-e abre a entrada de estoque pelo XML da nota — ver Importar XML de NF-e.

As cinco situações

Situação Significado
Em montagem Rascunho; só aqui os itens podem ser editados
Enviado ao fornecedor Itens travados, previsão de chegada calculada
Recebido parcialmente Parte das peças chegou
Recebido Todas as linhas foram recebidas por completo
Cancelado Encerrado sem receber o restante

Como montar um pedido

  1. Na tela Compras, selecione as peças que quer comprar — elas podem vir de dois lugares:
    • Sugestão de reposição — peças no ou abaixo do estoque mínimo;
    • Peças pendentes de OS — peças sob encomenda de OS travadas em Aguardando peça.
  2. A barra de seleção mostra quantas peças você escolheu; clique em Montar pedido.
  3. Escolha o Fornecedor.
  4. Numa assistência com unidade cadastrada, escolha também a unidade de destino do pedido inteiro — ver Estoque por unidade.
  5. Ajuste quantidade e custo unitário de cada linha.
  6. Escreva Observações, se precisar.
  7. Clique em Criar pedido — ele nasce Em montagem.

No detalhe do pedido, enquanto ele está em montagem, dá para Adicionar peça e remover linhas.

Enviar ao fornecedor

Enviar ao fornecedor trava os itens e grava a previsão de chegada (data do envio + prazo médio do fornecedor).

O sistema não envia e-mail ao fornecedor: o pedido é controle interno. Combine a compra pelo canal de sempre.

Receber

  1. Abra o pedido e vá ao bloco Recebimento.
  2. Informe, em cada linha, quanto chegou agora — pode ser parte da quantidade.
  3. O checkbox Lançar conta a pagar vem ligado quando o total recebido é maior que zero. Categoria padrão é fornecedor; o vencimento é hoje, editável. Desmarcar deixa só a entrada de estoque — ver A pagar.
  4. Clique em Registrar recebimento.

Cada linha recebida:

  • gera um movimento de Entrada na peça;
  • recalcula o custo médio ponderado da peça, misturando o saldo que já existia (com o custo que tinha) com o que chegou agora;
  • soma na quantidade recebida da linha.

O pedido só vira Recebido quando todas as linhas baterem com o pedido.

Destravar OS automaticamente

Uma linha do pedido pode estar ligada à OS que está esperando aquela peça. Ao receber:

  • se a OS ainda está em Aguardando peça e todas as peças sob encomenda do orçamento aprovado dela já têm saldo suficiente, a OS vai sozinha para Em execução e o técnico responsável é avisado;
  • se ainda falta outra peça, nada acontece — só o recebimento que zerar o que resta libera a OS. Não há aviso parcial.

Depois do recebimento, a tela informa quais OS foram destravadas.

Cancelar

Cancelar encerra o pedido sem receber o restante. Não desfaz o que já foi recebido — a peça que entrou continua no estoque. Pedido totalmente recebido não pode ser cancelado.

Fornecedores em atraso

No topo da tela de Compras, o cartão Fornecedores em atraso — “Pedidos com prazo vencido e alguma linha pendente” — mostra quantos pedidos e quantos itens estão pendentes por fornecedor.

Regras importantes

  • Itens só são editados em “Em montagem”.
  • Recebimento parcial é normal: cada linha acumula o recebido.
  • Não se recebe mais do que foi pedido.
  • Recebimento pondera o custo; entrada manual sobrescreve. São mecanismos diferentes, de propósito.
  • O pedido não tem numeração formal — é controle interno, não documento que o cliente lê.

Permissões

Todas as ações exigem permissão de gestão de estoque. O relatório de fornecedores em atraso exige permissão de leitura de relatórios. Quem pode fazer isso está detalhado em Papéis e permissões.

Problemas comuns

“Adicione ao menos uma peça antes de enviar o pedido” Pedido vazio.

“Só é possível editar itens enquanto o pedido não foi enviado” Depois do envio os itens estão travados. Cancele e monte outro, se necessário.

“Este pedido já foi enviado ao fornecedor” Ação de rascunho executada num pedido já enviado.

“Este pedido não está aguardando recebimento” Ele está em montagem, cancelado ou já totalmente recebido.

“Recebendo mais do que o pendente: faltam N desta peça” A quantidade informada passa do que falta receber.

“Um pedido totalmente recebido não pode ser cancelado” Para acertar o estoque, use ajuste de inventário com motivo.

Recebi a peça e a OS não destravou Ou falta outra peça sob encomenda do mesmo orçamento, ou a linha do pedido não estava ligada àquela OS. Confira a OS: ela sai de Aguardando peça sozinha só quando todas as peças têm saldo.

A mesma peça foi pedida duas vezes Limitação conhecida: a lista de Peças pendentes de OS não desconta o que já está num pedido em aberto para a mesma OS. Confira o histórico de pedidos antes de montar outro.

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