Entenda esta etapa
É quando o orçamento chega ao cliente e a decisão dele fica registrada: aprovação total, aprovação de parte dos itens ou recusa.
Para que serve
- Mostrar ao cliente o que será feito e quanto vai custar.
- Registrar quem autorizou, quando e por qual canal. Assim, a assistência consegue consultar a decisão depois.
- Congelar o preço: enviado, o valor daquela versão não muda mais.
Quem pode usar
Atendente, Gestor, Administrador e Proprietário.
Onde encontrar
Na seção Orçamento do detalhe da OS, na versão mais recente:
- Enviar ao cliente — para orçamento Em elaboração;
- Registrar resposta do cliente — para orçamento Enviado;
- Aprovar desconto — para quem pode aprovar desconto acima do limite, quando há pedido pendente.
Como enviar
- Clique em Enviar ao cliente.
- O sistema congela o preço, gera o link público e avisa o cliente pelo canal disponível (WhatsApp quando conectado e o cliente tem telefone; senão, e-mail).
- Uma janela Orçamento enviado mostra o link, com os botões Copiar e, quando o cliente tem telefone, WhatsApp.
A OS passa para “Aguardando aprovação”.
O que o cliente vê
Uma página pública, sem login, com:
- o cabeçalho da assistência (logotipo, nome, contato);
- o número da OS, o aparelho e o defeito relatado;
- O que será feito — a lista de itens, com quantidade e valor;
- desconto e total;
- prazo de execução e aviso de peça sob encomenda;
- observações e os termos de serviço da assistência;
- os botões Aprovar e Recusar.
Quando o orçamento permite escolha, cada item tem uma caixa de seleção: o cliente pode aprovar a troca da tela e recusar a limpeza interna. O botão mostra o total selecionado.
Para decidir, o cliente informa quem está decidindo (obrigatório) e, na recusa, o motivo (obrigatório).
A página não mostra custo nem margem e não expõe dados de outras OS.
Registrar uma resposta dada por telefone ou no balcão
Nem todo cliente usa o link. Quando ele responde por telefone, pessoalmente ou por mensagem:
- Clique em Registrar resposta do cliente.
- Escolha a Decisão (aprovar ou recusar).
- Preencha Quem decidiu — “Pode não ser o titular: vale quem autorizou.”
- Escolha o Canal: Link enviado ao cliente · Telefone · Presencial, no balcão · WhatsApp · E-mail.
- Na recusa, escreva o Motivo da recusa.
- Clique em Registrar.
Quem registra assume a autoria do registro; o nome de quem decidiu fica gravado separadamente.
O que acontece depois
| Decisão | Efeito na OS |
|---|---|
| Aprovado | Vai para Aprovada. Se algum item aprovado estiver sob encomenda, segue para Aguardando peça — as duas mudanças aparecem na linha do tempo |
| Aprovado parcialmente | Mesmo caminho; o valor da OS passa a ser o dos itens aprovados, não o proposto |
| Recusado | Vai para Recusada (devolução sem reparo), com o motivo registrado |
Em qualquer caso, a decisão entra na linha do tempo com quem decidiu, quando e por qual canal. A aprovação pelo link também gera uma notificação interna — ela costuma acontecer fora do horário e fora da tela.
Aprovada a OS, a seção Execução passa a existir e peças e serviços podem ser aplicados.
Sobre o link público
- O link é a credencial de quem decide. Quem tem o link, decide — por isso ele deve ir para o cliente, não para um grupo.
- O link continua funcionando depois da decisão, de propósito: é a via do cliente para reconferir o que autorizou. Uma segunda decisão é barrada pela situação do orçamento, com o registro do que já foi decidido visível na página.
- Cliente com acesso ao portal também pode decidir por lá, sem precisar do link avulso — é o mesmo orçamento, a mesma decisão, só um segundo caminho pra chegar nela.
- A validade expira na hora da leitura. Passado o prazo, a página mostra “Este orçamento expirou — fale com a assistência para receber um orçamento atualizado.”
- Se houver e-mail cadastrado, o cliente recebe o PDF do orçamento anexado.
- Passadas 48 horas sem resposta, um lembrete é enviado uma única vez.
Regras importantes
- Enviar é o ato que congela o preço. Antes disso o orçamento é rascunho.
- Desconto pendente trava o envio até um gestor autorizar.
- Não se envia orçamento sem itens.
- Um orçamento decidido não recebe segunda decisão.
- A decisão registra IP e data, além de quem decidiu e o canal.
Quem pode fazer isso está detalhado em Papéis e permissões.
Problemas comuns
O botão “Enviar ao cliente” não aparece Ou o orçamento não está Em elaboração, ou há desconto aguardando aprovação, ou você não tem permissão para enviar orçamento.
“O desconto deste orçamento ainda aguarda a aprovação de um gestor” Peça a alguém que pode aprovar desconto para clicar em Aprovar desconto.
“Este orçamento já foi enviado” / “Este orçamento já recebeu uma decisão” Alguém agiu antes de você. Recarregue a OS para ver a situação atual.
“Este orçamento expirou. Peça um orçamento atualizado à assistência” A validade venceu. Monte a versão seguinte e envie de novo.
“Selecione ao menos um item para aprovar” Na aprovação parcial, o cliente desmarcou todos os itens.
O cliente diz que não recebeu Confira se ele tem telefone ou e-mail cadastrado. Use Copiar e mande o link por outro caminho — a janela Orçamento enviado também reabre pelo botão de envio da versão.
“Este cliente não tem e-mail cadastrado” Aparece ao tentar reenviar um documento por e-mail. Cadastre o e-mail na ficha do cliente ou use o link por WhatsApp.
A OS aprovada foi para “Aguardando peça” em vez de “Aprovada” Comportamento esperado quando há item sob encomenda entre os aprovados. As duas mudanças ficam registradas.