Entenda a OS

A Ordem de Serviço (OS) acompanha o aparelho dentro da assistência: quem trouxe, qual é o problema, o que foi feito, quanto custou e quando ele saiu. Tudo o que acontece durante o atendimento fica registrado nela.

Cada OS tem um número sequencial (por exemplo, OS-2026-00042) — é por ele que o cliente pergunta ao telefone.

Por que usar uma OS

  • Saber em que etapa está cada aparelho, sem depender de memória ou papel colado no equipamento.
  • Registrar de forma auditável o que o cliente autorizou e o que foi feito.
  • Ter segurança quando houver dúvida sobre prazo, valor ou estado do aparelho: cada etapa tem autor, data e, quando necessário, foto e assinatura.
  • Gerar os documentos que o cliente leva: comprovante de entrada, orçamento, laudo, termo de entrega e recibo.

O caminho do atendimento

1. Entrada no balcão          → a OS começa em "Recebida"
2. Laudo técnico               → o técnico registra o que constatou
3. Orçamento                   → itens e valores montados
4. Envio ao cliente            → OS vai para "Aguardando aprovação"
5. Decisão do cliente          → aprovada (total ou parcial) ou recusada
6. Execução                    → horas apontadas e peças aplicadas
7. Testes                      → "Em teste" e depois "Pronta para retirada"
8. Entrega                     → assinatura, pagamento e termo
9. Pagamento                   → depois de quitada, a OS é "Finalizada"
10. Garantia                   → prazo contado a partir da entrega
11. Retorno                    → gera uma OS nova, ligada à original

Nem toda OS percorre o caminho inteiro. O técnico pode concluir que o reparo não é viável, ou o cliente pode recusar o orçamento. Mesmo assim, o aparelho passa por Pronta para retirada e Entregue, porque precisa voltar para o dono.

O que existe dentro de uma OS

Elemento O que guarda
Identificação Número, cliente, equipamento, prioridade, prazo, técnico responsável, valor
Entrada Defeito relatado, acessórios recebidos, avarias visíveis, conferência de entrada, senha do aparelho
Laudo técnico Defeito constatado, causa provável, solução proposta, testes e parecer
Orçamento Itens, descontos, totais, validade e a decisão do cliente — em versões
Execução Apontamentos de horas e itens aplicados no reparo
Anexos Fotos e PDFs, separados por etapa
Entrega Quem retirou, assinatura, acessórios devolvidos e pagamento
Garantia Prazo do reparo e os retornos ligados a esta OS
Faturamento Fatura, recebimentos e saldo
Linha do tempo Tudo que aconteceu, do mais recente ao mais antigo
Recados Anotações da equipe sobre o atendimento

Numeração

O número é gerado pelo sistema no momento da abertura e é único dentro da assistência. O formato é configurável em Configurações → Numeração das OS: prefixo, quantidade de dígitos e reinício anual.

Trocar o formato não renumera as OS existentes — vale da próxima em diante.

Prioridades

Prioridade Uso
Normal O padrão
Urgente Furam a fila na frente das normais
Garantia Retorno de reparo anterior; tem a maior prioridade na fila

A ordem da fila de trabalho é decidida pelo sistema: garantia primeiro, depois urgente, depois normal; dentro da mesma prioridade, o prazo mais apertado na frente. OS sem prazo vai para o fim.

Onde acompanhar as OS

Tela Para quê
Painel O que exige atenção hoje
Ordens de serviço Lista completa, com busca e filtros
Quadro da bancada Visão das OS separadas por situação
Minha fila O que é seu, o que ninguém pegou e a carga da equipe
Ficha do cliente Histórico de OS daquele cliente

Regras importantes

  • Nada é executado sem aprovação registrada. Peça e serviço só podem ser aplicados depois que o cliente aprova o orçamento.
  • Preço congela no aceite. Serviço adicional exige um orçamento complementar, também aprovado.
  • Toda mudança de situação é auditada, com autor, data e motivo quando exigido.
  • Não existe “reabrir”. Retorno em garantia é uma OS nova ligada à original.
  • Peça consumida baixa o estoque na hora, e o saldo nunca fica negativo.

Quem pode fazer isso está detalhado em Papéis e permissões.

Funcionalidades relacionadas