Para que serve

A tela do balcão transforma o aparelho que o cliente acabou de entregar em uma OS numerada. O objetivo é registrar o essencial rapidamente, com o cliente no balcão.

Para que serve

Registrar a entrada do aparelho com tudo que sustenta o atendimento depois: quem é o dono, qual é o aparelho, qual o defeito relatado, o que veio junto, em que estado chegou e para quando foi prometido.

Quando abrir uma OS

Abra uma OS sempre que um aparelho entrar na assistência, mesmo quando o cliente quer apenas uma avaliação. Sem uma OS, o aparelho não fica registrado no sistema.

Para retorno em garantia, o caminho é outro: abra a OS original e use Registrar retorno, para que as duas fiquem ligadas. Ver Garantia e retorno.

Quem pode usar

Proprietário, Administrador, Gestor e Atendente podem abrir OS. O Técnico não abre OS.

Onde encontrar

  • Botão + Abrir OS, sempre visível no topo da barra lateral;
  • Botão Abrir OS na listagem de ordens de serviço;
  • Botão Abrir OS na ficha do cliente (já vem com o cliente preenchido) e ao lado de cada aparelho dele (já vem com cliente e aparelho preenchidos);

Como usar

A tela é uma sequência: cada etapa só aparece quando a anterior foi resolvida.

1. Cliente

  1. Digite no campo Nome, CPF/CNPJ ou telefone — comece a digitar. A busca começa com 2 caracteres e aceita documento e telefone com ou sem máscara.
  2. Escolha o cliente na lista (clique, ou navegue com ↑ ↓ e Enter).
  3. Se não existir, clique em Cadastrar novo cliente (Alt+N). O que você digitou já vem preenchido: se parecer telefone, vira telefone; senão, vira nome.

No cadastro rápido: Nome é obrigatório; telefone, CPF/CNPJ e e-mail são opcionais. Nome e um contato bastam — o resto pode ser completado depois.

Para trocar o cliente escolhido, clique em Trocar.

2. Equipamento

  1. Os aparelhos já cadastrados daquele cliente aparecem em lista. Clique no que veio.
  2. Se for aparelho novo, clique em Cadastrar novo equipamento (Alt+E).

No cadastro de equipamento: Tipo, Marca e Modelo são obrigatórios; número de série e cor são opcionais. O campo Tipo mostra os tipos já usados na assistência como sugestão — clique num deles para usar exatamente a mesma grafia, porque é o tipo que liga o aparelho ao roteiro de entrada e aos modelos de laudo.

3. Atendimento

Campo Obrigatório Observação
Defeito relatado pelo cliente Sim Nas palavras do cliente; até 2.000 caracteres
Atalhos de defeito — Tela trincada · Não liga · Bateria viciada · Não carrega · Molhou · Superaquece · Sem áudio · Travando. Clicar acrescenta o texto
Conferência de entrada Depende Só aparece se houver roteiro cadastrado. Itens marcados com * são obrigatórios
Avarias visíveis Não Risco na tampa, canto amassado, tela com bolha…
Acessórios entregues junto Não Carregador · Capa · Película · Cabo · Fonte · Cartão de memória, mais os sugeridos pelo roteiro
Unidade Não Só aparece se a assistência tem unidades cadastradas
Prazo (dias) Não Em branco usa o padrão da assistência
Prioridade Não Normal (padrão) · Urgente · Garantia
Senha/padrão do aparelho Não Guardada de forma protegida; nunca aparece em listagem

Na conferência de entrada, cada item de sim/não tem os dois botões Sim e Não separados de propósito: assim “não respondido” não se confunde com “não”.

4. Abrir

Clique em Abrir ordem de serviço (ou Ctrl + Enter).

O botão só habilita quando: há cliente, há equipamento, o defeito relatado está preenchido e todos os itens obrigatórios do roteiro foram respondidos.

O que acontece depois

Uma janela confirma a abertura e mostra:

  • o número da OS em destaque;
  • os avisos, quando houver (veja abaixo);
  • os botões Comprovante, Etiqueta, Ver as ordens, Ver esta OS e Abrir outra.

A OS nasce na situação Recebida, com data de entrada e prazo prometido, e já aparece no quadro da bancada e na fila de não distribuídas. Um aviso de OS aberta é enviado ao cliente por WhatsApp ou e-mail, conforme o que estiver configurado.

O padrão do balcão é Abrir outra — normalmente há outro cliente esperando.

Avisos na abertura

Estes avisos informam, não bloqueiam a abertura:

Aviso O que significa O que fazer
Este aparelho está na garantia da OS-… O reparo anterior ainda está no prazo de garantia Considere abrir como retorno em garantia pela OS original, para vincular as duas
Este equipamento já tem a OS … em aberto O mesmo aparelho já está na assistência Confira se não é duplicidade
Este aparelho já passou por aqui … Há histórico do aparelho Vale consultar o que foi feito antes

Regras importantes

  • O rascunho sobrevive a recarregar a página. O que você digitou fica guardado no navegador — o balcão é interrompido o tempo todo. Limpar tudo descarta.
  • A senha do aparelho não vai para o rascunho local. Ela só existe depois que a OS é aberta, e mesmo aí fica cifrada.
  • O rótulo da conferência é gravado junto com a resposta. Editar o roteiro amanhã não muda o que o cliente assinou hoje.
  • O cliente e o aparelho são criados na mesma operação da OS: se a abertura falhar, nada fica pela metade.
  • A OS já nasce Recebida, não em rascunho — o aparelho está fisicamente na assistência.
  • Sem técnico responsável. A OS entra na fila de não distribuídas até alguém pegá-la ou ser atribuída.
  • Escolher a unidade também numera a OS por ela — cada unidade tem sua própria sequência, à parte da numeração de OS sem unidade. E quem está vinculado só àquela unidade passa a ser o único (fora quem administra a rede) a ver essa OS — ver Unidades.

Quem pode fazer isso está detalhado em Papéis e permissões.

Atalhos de teclado

Atalho O que faz
Alt + N Cadastrar novo cliente
Alt + E Cadastrar novo equipamento
Ctrl + Enter Abrir a ordem de serviço
↑ ↓ / Enter Navegar e escolher na busca de cliente
Enter sem resultado Abre o cadastro de cliente com o que foi digitado

Problemas comuns

O botão “Abrir ordem de serviço” está desabilitado Falta alguma coisa: cliente, equipamento, defeito relatado ou algum item obrigatório da conferência de entrada ainda sem resposta. Os obrigatórios têm um asterisco vermelho ao lado do texto.

“Já existe um cliente com este documento” / “…com este telefone” O cliente já está cadastrado. A mensagem traz o cadastro existente para você seguir o atendimento com ele em vez de criar um duplicado.

“Já existe um equipamento com este número de série” O aparelho já está cadastrado, possivelmente em outro cliente. Confira antes de continuar.

“Este equipamento pertence a outro cliente” O aparelho selecionado está no cadastro de outra pessoa. Se ele mudou de dono, cadastre o aparelho no cliente atual.

“Selecione um cliente ou informe os dados para cadastrá-lo” A OS foi enviada sem cliente. Isso normalmente indica sessão expirada ou rascunho pela metade — recarregue a tela.

“A senha do aparelho não pode ser guardada: a chave de criptografia não está configurada no servidor” Configuração do servidor. A OS abre normalmente, mas sem guardar a senha. Avise o responsável técnico.

A tela abriu com um cliente que não é o meu Sobrou rascunho de um atendimento anterior. Clique em Limpar tudo.

Limitações conhecidas

  • Uma OS trata de um aparelho. Cliente com três aparelhos gera três OS.
  • Não há leitura de código de barras/QR na abertura — a etiqueta com QR é gerada depois e serve para abrir a OS.

Funcionalidades relacionadas